物业档案的收集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到物业档案管理机构(档案馆、室)的过程。物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施。
档案收集工作的方法分为接收和征集两种。作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。物业公司一般不存在征集这一方式。
通过收集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆(室)藏档案，是物业公司档案室存在和发展的物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。
因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便有了物业档案管理工作的开始。
物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作的直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。
一、物业管理文件材料的形成
(一)物业文件材料的形成
物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小不但取决于档案收集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件，就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值当然大打折扣。
从档案的收集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料。
物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料。
1.物业的接管验收材料：
(1)房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格。
(2)技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。
(3)接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。
2.住户(租户)入住材料：
装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。
3.物业租赁材料：
租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图。
4.物业维修材料：
维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。
5.物业行政管理、党群工作材料：
公司组织沿革、党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公司机构设置文件、党政工作计划、总结、党员花名册、团支部会议文件、共青团工作计划总结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、团组织关系调动介绍文件。
6.物业经营管理材料：
公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件。
7.物业财务管理材料：
有关公司财会的政策性文件、公司财会明细文件、财会工作计划总结、成本预结算文件、财会会议文件。
8.物业人员管理材料：
公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称文件、教育培训文件。
9.物业设备仪器管理材料：
设备设施购买、安装、使用、维修、报毁文件。
10.物业公司或个人参加各种活动材料：
奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。
(二)物业管理文件材料形成的基本要求
1.物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录
物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。
物业档案本质之一是它的原始记录性，它是物业管理过程中自然产生的，而不像图书、文献那样是在事后编辑加工。因而在工作过程中必须随时做好记录，某些工作中没有记录下来的数据材料是无法补救的。如，某年某月某日某领导视察某小区，如果当时没有进行录像、录音，事后就不能再产生一样的录音、录像了。
2.物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存
文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录材料组成。文件的载体材料主要有纸张、照片和音像材料(含光盘)，文件记录材料主要有墨、墨汁、墨水、墨水笔、油墨、印台油、印泥、复写纸、铅笔、圆珠笔、感光材料、磁性材料等。
物业档案就制成材料来说，它与物业管理文件材料是相同的。因而要有标准规范的档案实体，就必须要求物业管理过程中使用标准化的载体材料。如，除对外张贴使用的公告、布告或特定的合同书、协定等外，印制文件或作文字记录都应按国家公文格式和归档规定，选用16开纸(即260ｍｍ×185ｍｍ)或Ａ4纸(即297ｍｍ×210ｍｍ)；录音、录像用的录音带、录像带，计算机使用的磁盘都应符合国家或国际标准。
文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好的纸张和音像材料。
3.物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学
物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。这就是说，文件材料的内容记录时是什么，归档后档案内容就是什么。保存档案的目的是提供利用，假如由于记录材料、记录手段、记录技术的不规范造成利用时字迹模糊、录音质量不佳、录像画面不清，便失去了保存档案的意义。为使保存起来的档案标准规范便于利用，具体要求是：
(1)书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。
(2)文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；
文件编制必须有编制(记录)时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖上公章。
(3)在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本；有些传真文件则要进行复印后一起保存，或要求传真者事后提交原件。
二、物业管理文件材料的积累
对于物业管理档案收集能否齐全完整来讲，物业管理文件材料的积累与物业管理文件材料的形成同等重要。物业管理过程中形成的文件材料如果不注意积累，造成丢失、散失、损坏或只留下复印件，归档时便出现档案的残缺，不能到达维护档案完整、齐全的目的。
文件材料的积累工作不是一天两天能完成并达到效果的，必须长年累月地进行。从文件材料形成的那一刻开始，物业管理人员就应意识到进行文件材料积累工作的重要性。只有从形成时就开始积累的文件材料才能齐全、准确，因为有些材料在事后积累会比较困难，并且不一定准确、真实。
(一)文件材料积累的方法
文件材料的积累工作一般由物业管理人员自行完成，并进行登记。积累的方法有以下几种：
1.落实责任
每个科室(部门)设一名专(兼)职资料员，负责本科室(部门)有关文件材料的积累工作。
2.收集齐全，分类存放
分类可参照物业公司分类方案进行，为立卷工作做好准备，减少重复劳动。
3.简要登记
工作人员登记自己经办的材料，资料员登记资料的收集、借出情况。
(二)文件材料积累要求
物业管理文件材料在积累时应注意以下几点：
1.文件材料的积累范围要符合物业档案的归档范围。也就是说，每做一项工作都要记录和形成一定的文件材料，并对照物业档案归档范围把有保存价值的部分积累起来，待任务结束后再进行整理、归档。切忌在工作中把有关无关的材料都随意堆放在一起。
2.在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件。在无法保存原件的情况下，应注明复印件出处。
3.积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用时，要有借用手续，并严格执行有关规章制度。
三、物业管理文件材料的归档
(一)归档的含义及其重要性
物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或档案机构集中管理的过程。狭义的物业档案收集工作指的就是物业档案的归档工作。由于归档既是文件处理的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，是文件处理和档案工作交接点和结合部，因而归档无论对文件管理还是对档案工作，都有积极重要的意义。
1.归档使文件材料基本属性发生变化，进入一个新的发展阶段
文件材料在形成和使用过程中，是现行的文件材料，具有文件材料的各种基本属性，而通过归档，它们就从现行的文件材料转化为档案，发生了基本属性的变化。就是说，文件和档案是同一事物的两个不同发展阶段，通过归档，使文件材料完成了自己的现实使命，并从此具有档案的使命和属性。
2.归档是贯彻“统一领导，分级管理”原则，丰富档案信息资源的重要措施
“统一领导，分级管理”是我国档案工作的基本原则。只有通过归档，才能达到档案工作“统一领导，分级管理”的目的。
3.归档是确保档案保管单位质量的重要关口
由于文件材料在归档过程中要经过业务部门、业务人员进行积累、整理、立卷并向档案室或档案人员办理归档手续等一系列工作程序，特别是档案部门要利用这一有利时机对归档的文件材料进行全面的检查验收，这就能有效地提高档案材料的质量。实践证明，在归档过程中，有关部门能做好归档文件材料的审查，档案室能严格把关，档案的质量就有保证；反之，档案的质量就会受到影响。
(二)归档制度
为了做好文件材料的归档工作，物业管理机构必须制订文件材料的归档制度。归档制度是指导文件材料归档的基本依据。归档制度的制订要符合物业管理的实际情况及文件材料的特点；要与物业机构其他有关制度相衔接，并成为整个物业管理制度的有机组成部分。归档制度的内容主要包括：
1.归档范围
确定归档范围的标准要以文件材料是否具有保存价值为依据。凡是物业管理公司在物业管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。
(1)党群工作、行政管理和经营管理类档案
包括党委、组织人事、工会、团委、行政管理、经营管理等。
①上级机关或业务主管部门的文件材料：
1)上级机关或业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2)上级机关或业务主管部门颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但要贯彻执行的法规性文件；
3)代上级机关或业务主管部门草拟并采用的文件的最后草稿和印本；
4)上级机关或业务主管部门转发本公司的文件(包括报纸和刊物转载)。
②本公司的文件材料：
1)本公司党、政、工、青、妇召开工作会议的全套会议文件材料；
2)本公司党委、行政领导会议的文件材料，本公司召开的工作会议、专题会议材料；
3)本公司颁发的(包括转发及与其他公司联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
4)本公司的请示与上级机关或业务主管部门的批复文件，下级机关的请示与本公司的批复文件；
5)本公司及内部职能部门、管理处活动形成的工作计划、总结、报告；
6)反映本公司业务活动和科学技术管理的文件材料；
7)本公司检查下级单位(小区、大厦、酒店、经营公司)工作、调查研究形成的重要文件材料；
8)本公司形成或本公司汇总的统计报表和统计分析资料；
9)本公司党委、团委、工会及其他职能部门、管理处在工作活动形成的重要文件材料；
10)内容重要的群众来信、来访材料及处理分析材料；
11)本公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；
12)本公司各部门、管理处成立、合并、撤销、更名、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；
13)本公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料；
14)本公司的历史沿革、荣誉奖励证书等文件材料；
15)本公司(包括上报和下批)干部任免、调配、培训、专业技术职称评聘、党团员名册、职工名册、职工录用、转正、定级、调资、离退休(职)、复员、转业、抚恤及干部奖惩等文件材料；
16)本公司办理的党团员关系、职工转移工资等文件材料；
17)本公司编印的简报及编辑出版物的定稿、样本；
18)本公司与国内其他单位或国外签订的各种合同、协议书等文件材料；
19)本公司在外事活动中形成的重要文件材料；
20)各种普查工作中形成的材料。
③同级机关(单位)和非隶属机关(单位)的文件材料：
1)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司主管业务但要执行的法规性文件；
2)有关业务机关对本公司工作检查形成的重要文件；
3)同级机关(单位)和非隶属机关(单位)与本公司联系工作的重要来往文件。
④下级单位的文件材料：
1)下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、统计报表等文件材料；
2)下级单位报送的重要科技文件材料；
3)下级单位报送的法规性备案文件材料。
(2)基建档案
包括新建物业接管、原有物业接管、物业管理中改建、扩建、大修、公共范围内的维修形成的文件及图纸。
①基本建设前期工作文件，包括可行性研究文件、计划任务书、选址和设计原始资料、基本建设计划、申请报告及批复等；
②基本建设工程设计文件，包括设计依据文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等；
③基本建设工程施工文件，包括施工准备文件、施工文件、验收总结文件等；
④基本建设竣工文件，包括竣工图、工程决算、竣工验收报告等；
⑤基本建设工程使用、维护、改建、扩建形成的文件。
(3)设备档案
本公司作为固定资产的机器设备和仪表仪器等方面的档案材料。
①设备购置文件材料(设备技术经济计算材料、有关购置的谈判文件及定购协议或合同书等)；
②随机文件材料(设备图册和说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等)；
③设备安装、使用以后形成的文件材料(设备安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养维修记录等)。
(4)会计档案
包括财务报告、会计账簿、会计凭证、工资单及其他。
(5)人员档案
主要为已故人员档案(离退休、除名、出国或赴港、澳、台定居人员档案视不同情况归档或暂由人事部门报管)。
(6)科教档案
包括科研项目及成果、培训教育管理等的文件材料。
(7)物业管理专门档案
包括物业清册、物业维修、物业租赁、住户(业主)等文件材料。
①物业清册，包括房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料；
②物业维修材料，包括单元范围内的维修申请审批表、工程预决算表、用料单、施工图、验收证明材料，公共范围内的维修、大修材料归入基本建设档案内；
③物业租赁材料，包括租赁审批表、租赁合约、计租表、租金缴交情况表、租赁双方身份证明材料、租赁房屋产权证明材料；
④业主、住户资料，包括户主类型(业主或租户)、姓名、年龄、职业、工资状况、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。
(8)声像档案：
①反映本公司概貌的声像材料；
②历届主要领导人的照片；
③上级机关来本公司视察、检查工作形成的声像材料；
④本公司召开各类重要会议形成的主要声像材料；
⑤反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；
⑥本公司领导、专家、学者参加重大公务或学术活动形成的声像材料；
⑦本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料；
⑧本公司安全保卫方面的声像材料
⑨本公司其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；
⑩本公司获各级奖励的奖状、奖旗、证书等的声像材料；
11?与其他载体档案有密切联系的声像材料。
(9)荣誉档案：
包括本公司及全体员工所获各级奖励的奖旗、奖状、奖牌、奖品、证书、外单位赠品、领导题词、条幅、字画、印章等有纪念、观赏价值的物品。
不予归档的文件材料包括：
①重份文件；
②没有查考价值的信封和通知卡；
③与物业管理各项业务无关的群众来信；
④无保存价值介绍信、便条、录音带、录像带。
2.归档时间
归档时间是指业务部门将立卷完毕的档案向档案部门移交的时间。
各项工作完成后，对所形成的文件材料应及时进行整理、立卷并归档。对于一些马上就要查考利用的文件材料在工作完成后立即整理归档，如住户资料、物业技术方面的资料、房屋的常规资料。这样才便于管理人员熟悉房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质、设备安装、管道埋设情况以及业主和住户的家庭情况。其他行政管理档案、党群档案、会计档案、审计档案、经营管理档案等等可根据工作情况一年归档一次，一般在次年上半年完成。
3.归档要求
(1)收集齐全，经过分类、立卷，并正确划分保管期限。案卷质量符合规范要求，卷内文件材料线条、字迹清楚、纸质优良。档案部门在归档时应严格把握部门立卷原则，对案卷质量进行检查，不合格的退回档案形成部门重新整理；
(2)经过必要的技术加工，正确拟制案卷标题，填写案卷封面、卷内文件目录、备考表。有条件的单位可采用计算机打印。
(3)编制案卷目录或移交清单一式数份，以供归档时双方核准后签名使用。案卷目录最少应包括案卷号、案卷标题。
4.归档手续
建立和履行归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档案卷的质量。
(1)编制归档材料案卷目录或移交清册，一式两份或三份，移交时按目录或移交清册清点，交接双方签字，各留一份(档案室可留两份)，以便查考。
(2)归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料交待清楚。
四、物业档案的更改
物业档案的更改是指按照一定的原则、制度与要求，用特定的方法改变物业档案某些内容的一项工作。
物业档案的更改是物业档案管理机构档案管理工作的一项重要内容。为了维护物业档案的准确性，保证物业档案同它所反映的物业管理活动的现实情况相一致，必须根据现实情况的变化，及时对有关的物业档案进行相应的修改和补充。这项工作也称为物业档案的动态管理工作。如某住户在填写入住表格时将自己身份证号码写错了，事后发现，提出更改身份证号码的要求，档案室根据有关规定实施了更改，保证了档案的准确性。
物业档案的更改是一项严肃的工作，必须严格遵守更改制度的有关规定，严格按照更改程序和更改方法进行。
(一)更改权
文件材料归档后转化为档案不能随便进行更改。如需更改，应指定专人负责。
(二)更改程序
1.提出更改理由。如发现档案记录的数据与现实情况不相符或有新的数据需要补充，应由当事人提出书面理由。
2.有关负责人审查。当事人提出更改理由后，有关负责人应进行核实。
3.作出更改决定，并写明更改内容。
4.填写更改表，交由档案室实施更改。更改必须同时更改档案实体和已从档案实体中提取出来的档案信息，更改完成后，应进行检查并将更改表附在所更改的案卷内。
(三)更改方法
1.划改。即对要更改的内容用45°的斜线轻轻一划，然后在旁边写上正确内容。如：
2.刮改。即将要更改的内容用刀片轻轻刮掉，然后填上正确内容。
3.更换。即用正确的文件替换有错误的文件。这种情况要在卷内备考表上说明。
更改之后，要盖上业务校对章，更改人签名，注明更改日期。
